최동현 세무사
필자는 세무사 사무실을 개업하면서 유비쿼터스(Ubiquitous)를 실현해 보겠다는 의지로 상호를 “U-TAX 세무회계”로 붙였다. 그러나 10여년이 지나도록 ‘언제, 어디서나 고객에게 서비스를 제공하겠다.’는 당초의 계획은 실천할 수 없었다. 그러다가 17년 초에 마이크로소프트(Microsoft)에서 개발한 “OneNote 2016”버전을 접하게 되었다. 이 프로그램을 1년6개월 동안 사용한 결과 획기적인 업무개선을 이룰 수 있었다. 이 프로그램은 액셀이나 파워포인트만큼 유용하게 쓰일 수 있기에 동료 세무사님들께 소개하고자 한다.
■ 세무사 사무실을 운영하며 아쉬웠던 일들
세무사 사무실을 운영하면서 아쉬움이 남았던 일에는 ①직원이 바뀌면서 인수인계가 제대로 되지 않았던 일 ②과거에 신고한 내용 중 유의사항을 기억할 수 없었던 일 ③세무서에 제출한 자료를 다시 요청 받았을 때 찾을 수 없었던 일 ④추가로 증여신고를 할 때 당초 신고서를 찾을 수 없었던 일 ⑤양도 상담을 해주고 재차 물어 왔을 때 기억이 나지 않았던 일. ⑥고객이 업무관련 문의가 왔을 때 사무실에 출근해서야 알려 줄 수 있었던 일 등등이다. 이러한 일들을 당할 때마다 자료 관리를 좀 더 잘할 방법은 없을까? 기억력의 한계를 보완할 방법은 없을까? 고민해 왔다.
■ 국세청의 정보화를 세무사는 따라가지 못하고 있다.
국세청은 1997년도에 국세통합시스템(TIS)이 구축된 이래 전자신고 도입, 홈택스 시스템 등 꾸준히 전자세정을 펼쳐왔다. 2015년에는 전자 팩스를 도입하여 문서보관 시스템을 개선했다. 향후는 Big Data 시대를 공언하고 있다. 반면 세정의 동반자인 세무사 사무실은 30여 년 전이나 다를 바 없다.
■ 전자필기장으로 전환은 새로운 추세다.
원시 인류는 동굴에 벽화를 그리면서부터 기록했다. 이후 오랜 기간 종이에 펜으로 기록해왔다. 정보화시대가 도래하면서 PC가 기록의 수단으로 등장했다. 최근에는 스마트 폰에 사진을 찍어서 보관하고, 일정표를 핸드폰에서 관리하고 있다. 이것은 최소한의 전자필기장 시대 진입이다. 전자필기장(Note)이란 인터넷만 연결되면 언제 어디서나 사용할 수 있는 디지털 기록 장치다. 전자 필기장의 특징은 ①기록과 수정이 용이하다. ②기록과 보관 기능을 동시에 수행한다. ③정보관리를 위한 검색과 공유 기능이 탁월하기 때문에 점차 확대되는 추세이다.
■ 전자필기장(Note)으로 할 수 있는 일들
전자 필기장은 ①텍스트, 이미지, 인터넷 정보, 오디오, 비디오 등 다양한 형태의 정보를 저장할 수 있다. ②디지털 펜을 이용해 손 필기도 가능하다. ③검색 기능을 통해 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있다. ④여러 사람과 공유할 수도 있다. ⑤워드, PDF와 같은 형태로 보낼 수도 있다. ⑥체계적인 정보관리가 가능하다. 이와 같이 전자 필기장으로 다양한 일을 할 수 있는 것은 ‘클라우드 시스템’과 ‘동기화’ 기능이 있기 때문이다. 2000년대 초만 하더라도 클라우드 시스템은 환영받지 못했다. 2016년부터 제4차 산업혁명이라는 용어가 등장하면서 클라우드 시스템은 대세로 떠오르고 있다.
■ 어떤 전자필기장(Note)을 쓸 것인가?
필자가 처음 접한 전자필기장은 Google에서 제공하는 ‘EverNote’다. 세계 1억 명이 사용한다고 한다. EverNote는 자료를 수집하기 용이할 뿐 아니라 핸드폰에서도 쉽게 자료를 찾을 수 있었다. 그러다가 마아크로소프트(MS)에서 개발한 ‘OneNote’프로그램을 접하게 되었다. 대부분의 업무가 PC에서 이루어지는 세무사 사무실에는 아주 적절한 프로그램이라는 것을 확신하게 되었다. MS에서 개발한 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩과는 연동이 잘되는 장점도 있다. 필자 사무실에서는 직원은 무료버전을 사용하고, 세무사만 월 1만원 미만의 유료 버전을 사용하고 있다.
■ 전자필기장 사용의 성공요건
전자필기장이 세무사 사무실의 필수 프로그램으로 정착하기 위해서는 ①프로그램을 설치하고 하드웨어를 갖추어야 한다.(대부분 이 요건은 이미 충족하고 있다.) ②구성원의 참여의식이 뒷받침되어야 한다. ③대표세무사가 필요성을 자각할 때 가능하다.
필자 사무실에서는 OneNote 사용으로 다음과 같은 일들이 이루어지고 있다.
■ 자료보존이 완벽해 진다
세무사 사무실에서는 각종 신고 시에 [원천신고] [부가세신고] [법인신고] 등 각종 철을 만든다. 문서철은 해가 바뀌면 창고로 이관한다. 문제는 이러한 문서철을 수년간 찾기 쉽도록 잘 보관하기가 쉽지 않다. OneNote에 자료를 보관하게 되면 자료의 유실문제는 없어진다. 무한대에 가까운 저장 공간을 제공한다. 일단 전자보관만 이루어지면 업무능률이나 서비스의 개선은 따라온다. 백업문제는 고민할 필요가 없다.
■ 고객 서비스가 향상된다
세무사 사무실의 고객 서비스는 근무시간에만 가능하다. 담당이 바뀌면 자료가 어디에 있는지 모르는 경우도 많다. OneNote는 자료가 저장되어 있으면 장소나 시간에 구애받지 않고 서비스를 제공할 수 있다. 휴일에 고객이 집으로 전화와도 알려줄 수 있다. 심지어 지하철 안에서도 핸드폰을 이용해 자료를 조회할 수 있다. 물론 직원들에게는 접근 권한을 제한한다.
■ 업무처리가 개선된다
OneNote는 클라우드 시스템에 저장되므로 공동체 간에 정보를 공유할 수 있다. 물론 세무사만 독점적으로 사용하는 방도 가능하다.
과거 자료를 참고하여 새로운 자료를 만들기도 용이하다. 공유기능은 ① 공동 작업을 할 수 있다. ② 회의나 보고를 줄일 수 있다. ③ 업무체크가 쉬워진다.
■ 자료 검색과 수집이 용이하다
세무사 사무실은 1년 단위로 업무가 반복된다. 과거에 만든 자료도 검색 기능을 활용하면 빠른 시간 내에 찾을 수 있다. 세무사는 블로그나 홈페이지를 운영한다. 콘텐츠를 지속적으로 생산하는 일이 쉽지 않기 때문에 유지하기는 어렵다.
남이 쓴 글을 많이 읽고 보관하고 있어야 한다. OneNote를 사용하게 되면 손쉽게 인터넷에서 자료를 수집하고 편집하기도 용이하다.
■ 인수인계가 쉬워진다
세무사 사무실에는 직원이 바뀔 경우 하루 만에 인수인계가 끝난다. 떠나는 사람이 착실히 인계하는 경우도 드물다. OneNote를 활용하게 되면 거래처별, 연도별로 자료보관이 되어있어 전임자의 기록을 고스란히 인계 받게 된다.
■ 나만의 플랫폼(platform)을 만들 수 있다
플랫폼이란 수많은 고객이 타고 내리는 기차, 지하철, 버스 등 승강장을 의미한다. 플랫폼 근처에는 각종 상가가 있어 다양한 비즈니스 모델이 창출된다.
정보화 시대에는 정보 플랫폼을 만들면 새로운 비즈니스를 만들 수 있다. OneNote를 통해 나만의 플랫폼이 만들어지면 새로운 비즈니스 모델도 개발 될 수 있다.
우리 속담에 ‘百聞이 不如一見’이라는 말이 있다. 전자필기장의 장점을 설명해도 실제 상황을 보지 않고서는 믿기 어려울 것으로 본다. 따라서 필자의 견해에 관심이 있으신 세무사님들께는 우리 사무실의 실제 상황을 공개하고자 한다. 프로그램 사용법 학습을 원하시면 가르쳐 드릴 의향도 있다. 또한 세무사회 내 각종 단체에서 시연을 원하신다면 기꺼이 보여드릴 의향도 있음을 밝혀둔다.
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세무사신문 제729호(2018.8.1.)